podľa čl. 13 a 14 Nariadenia Európskeho parlamentu a rady (EU) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „nariadenie GDPR“) a Zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o OOÚ“).
Cieľom tohto prehľadu je poskytnúť Vám základné informácie o spracúvaní vašich osobných údajov, pokiaľ ste prejavili záujem o naše služby, alebo využívate naše služby.
Prevádzkovateľom spracúvajúcim Vaše osobné údaje je spoločnosť SLOVAK INTERCARGO, s.r.o. Bánovská cesta 6 010 01 Žilina, IČO 36015601 (ďalej len „prevádzkovateľ“)
V prípade nejasností, otázok týkajúcich sa spracúvania vašich osobných údajov, podnetov, alebo sťažností, ak sa domnievate, že vaše osobné údaje spracúvame nezákonne, alebo nespravodlivo, alebo v prípade uplatnenia niektorého z vašich práv sa na nás môžete kedykoľvek obrátiť zaslaním emailu: sic@sic.sk., alebo písomne na adresu prevádzkovateľa.
Kontaktné údaje zodpovednej osoby pre dohľad nad spracúvaním osobných údajov: sic@sic.sk
Vaše osobné údaje môžeme spracúvať v rámci nasledovných spracovateľských činností (IS):
|
Názov a popis spracovateľskej činnosti - účel a právny základ, iná dôležitá skutočnosť |
Kategórie dotknutých osôb |
Kategórie osobných údajov |
Lehota na výmaz OÚ |
Kategória príjemcov |
|---|---|---|---|---|
|
IS klienti/ Colno-deklaračný proces – môžeme spracúvať vaše osobné údaje v súvislosti s plnením zmluvy, najmä za účelom zastupovania klientov v colnom konaní, spracovania colných deklarácií, správy colných dokumentov, zabezpečenia EORI registrácie, podávania elektronických colných deklarácií, využívania záručných systémov, vykonávania kontrolných mechanizmov a poskytnutia finančnej zábezpeky. V rámci tejto činnosti môže ďalej dochádzať k spracúvaniu údajov na účely:
Spracúvanie prebieha v súlade s osobitnými právnymi predpismi upravujúcimi colné konanie, daňové povinnosti, cezhraničný obchod a súvisiace administratívne postupy. |
klienti využívajúci colno-deklaračné služby, vrátane fyzických osôb podnikateľov, právnických osôb, ich štatutárnych zástupcov a kontaktných osôb oprávnených konať v colnom konaní |
• osobné údaje identifikačné, kontaktné, finančné a špecializované údaje súvisiace s colným konaním• (Meno, priezvisko, titul, názov spoločnosti, Údaje z dokladov totožnosti, Telefónne číslo, e-mailová adresa, Bankové údaje (IBAN, SWIFT), Transakčné údaje pre colné poplatky, Popis a hodnota tovaru, Krajina pôvodu, colné kódy, Údaje o zastupovaní v colnom konaní) |
Po dobu trvania zmluvného vzťahu/ 10 rokov. |
(1a) Colné orgány (Colné riaditeľstvo SR) Finančná správa SR a daňové úrad (1b) Iný oprávnený subjekt |
|
Evidencia obchodných partnerov - môžeme spracúvať vaše identifikačné a kontaktné údaje, ak ste našim obchodným partnerom (alebo ním určenou kontaktnou osobou), a tieto údaje potrebujeme v rámci plnenia našich obchodných vzťahov. Právnym základom je oprávnený záujem. |
obchodní partneri prevádzkovateľa a zamestnanci obchodného partnera. |
• osobné údaje (bežné - identifikačné a kontaktné údaje v rozsahu vizitky). |
1 rok. |
(1) iný oprávnený subjekt. |
|
Účtovné doklady - môžeme spracúvať vaše osobné údaje v súvislosti s plnením zmluvy s vami s cieľom plnenia účtovných a daňových povinností v zmysle osobitných právnych predpisov. |
klienti/zmluvní partneri prevádzkovateľa, daňovníci prevádzkovateľa |
• osobné údaje identifikačné, kontaktné, finančné/platobné, iné údaje-podobnosti týkajúce plnenia zmluvy, účtovných a daňových povinností. |
10 rokov. |
(1a) správca dane, |
|
Právna agenda - môžeme spracúvať Vaše osobné údaje s cieľom preukazovania, uplatňovania, alebo obhajovania právnych nárokov prevádzkovateľa, alebo tretej strany v rámci súdnych sporov, exekúcií (súdnych vymáhaní pohľadávok), mimosúdnych vymáhaní pohľadávok a to na základe zákonnej povinnosti a/alebo v rámci oprávneného záujmu. |
fyzické osoby prevádzkovateľa a sprostredkovateľa, oprávnené osoby prevádzkovateľa a sprostredkovateľa, iné fyzické osoby v postavení účastníkov konania. |
• osobné údaje (najmä identifikačné, kontaktné, ekonomické/majetkové a ďalšie osobné údaje zistené alebo poskytnuté v priebehu trvania súdnych sporov, exekúcií). Citlivosť údajov je určená predmetom súdneho sporu, exekúcie (napríklad môže dôjsť k spracúvaniu údajov týkajúcich sa uznania viny za trestné činy a priestupky). |
10 rokov od právoplatného skončenia súdneho konania, exekučného konania, mimosúdneho vymáhania. |
(1a,5) súdy, |
|
Technické a organizačné opatrenia – môžeme spracúvať záznamy s vašimi osobnými údajmi, v rámci výkonu technických a organizačných opatrení prijatých prevádzkovateľom pre zabezpečenie primeranej úrovne bezpečnosti, zachovanie súladu s požiadavkami nariadenia GDPR a prevencie, príp. eliminácii nepriaznivých následkov na dotknuté osoby a prevádzkovateľa. Môže sa jednať napr. o záznamy o vzdelávaní zamestnancov, zachovávaní mlčanlivosti osôb, ktoré prídu do styku s osobnými údajmi, záznamy o vami udelenom súhlase so spracúvaním osobných údajov, záznamy súvisiace s vybavovaním vašich žiadostí o uplatnenie práv, záznamy súvisiace s riešením bezpečnostných incidentov a porušení ochrany osobných údajov, záznamy z kontrolných činností, auditov, ktorých ste boli súčasťou, záznamy o pridelení/odobratí aktív, prístupových práv, záznamy súvisiace s používaním pridelených aktív a pod. Spracúvanie je v oprávnenom záujme prevádzkovateľa a zároveň povinnosťou vyplývajúcou z nariadenia GDPR. Záznamy sa môžu použiť na vyvodenie zodpovednosti voči vám a ako dôkaz na preukazovanie, uplatňovanie, alebo obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa, alebo tretej strany (najmä v súvislosti s ohrozením/narušením bezpečnosti vrátane ochrany ľudského života a zdravia, majetku, finančnej, alebo majetkovej ujmy, prerušením činnosti, poškodením dobrého mena, únikom know-how a pod.). |
zamestnanci, zodpovedná osoba, žiadatelia o uplatnenie práv, osoby, voči ktorým si prevádzkovateľ plní povinnosti vyplývajúce z nariadenia GDPR, osoby zapojené, alebo riešené v rámci bezpečnostného incidentu, sprostredkovatelia, iné externé subjekty (ako napr. ak by boli prizvané osoby k riešenej problematike - konzultanti, audítori, právnici,) zamestnanci orgánov na základe osobitných právnych predpisov (napr. zamestnanci dozorného orgánu v rámci konzultačnej, kontrolnej činnosti) a pod. |
• osobné údaje (bežné -identifikačné, kontaktné, ktoré však môžu byť podľa charakteru riešenej veci doplnené o ďalšie nevyhnutné údaje rôznej povahy- napr. o prihlasovacie údaje, údaje týkajúce sa správania používateľa/páchateľa (napr. logy prihlásenia, odhlásenia, činnosti), údaje nevyhnutné na overenie totožnosti osoby, ktorá požiadala o uplatnenie práva, údaje z ktorých vyplýva porušovanie interných predpisov (napr. obchádzane bezpečnostných nastavení a i.) a pod. |
Podľa kapitoly "vedenie záznamov, archivácia" Politiky ochrany osobných údajov a Politiky bezpečnosti osobných údajov ( väčšina evidencií sa uchováva 3 roky a menej, evidencie o výmaze, alebo obsahujúce zmluvy 5 rokov, niektoré evidencie permanentne-napr. týkajúce sa riešenia bezpečnostných incidentov, posúdenia vplyvu, informovaní dotknutých osôb a pod.). |
(1a,5) zodpovedná osoba, Úrad na ochranu osobných údajov SR, |
Povinnosť poskytnutia osobných údajov
Povinnosť poskytnúť osobné údaje sa pre každú vyššie uvedenú spracovateľskú operáciu líši.
V prípadoch, pokiaľ je spracúvanie založené na vašom dobrovoľnom súhlase, nemáte povinnosť poskytnúť osobné údaje, avšak ich neposkytnutím napr. nebudete môcť využiť našu službu, ktorá sa na súhlase zakladá alebo nebudete môcť čerpať výhody z nej plynúce.
V prípadoch, pokiaľ je spracúvanie zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo úlohou ktorú sme povinní vykonať vo verejnom záujme, máte povinnosť poskytnúť nám osobné údaje. Neposkytnutím môžete porušiť zákon alebo znemožniť využitie našich služieb, nakoľko nebudeme schopní plniť svoje zákonné/zmluvné povinnosti.
Poskytnutie osobných údajov, ktoré spracúvame v rámci oprávneného záujmu je povinné, avšak máte právo namietať takéto spracúvanie. Vašu žiadosť vždy riadne posúdime, avšak je možné, že v určitých prípadoch nebudeme môcť vašej žiadosti vyhovieť a poskytnutie osobných údajov zostane povinné. Podobne v prípade, keď vykonávame profilovanie, máte právo nás požiadať aby ste neboli jeho súčasťou.
Profilovanie sa nevykonáva.
Doplňujúce informácie
Údaje z niektorých vyššie uvedených spracovateľských operácií sa v aplikovateľnom prípade a v nevyhnutnom rozsahu môžu použiť v rámci preukazovania, uplatňovania alebo obhajovania našich právnych nárokov, alebo právnych nárokov tretej strany (napríklad poskytnutie údajov orgánom činným v trestnom konaní, exekútorovi, advokátom, a pod.), v rámci súdnych, alebo mimosúdnych konaní, vymáhania pohľadávok a pod. Niektoré získané osobné údaje (napr. potvrdenia, záznamy, iné doklady potvrdzujúce danú skutočnosť a pod.) sa môžu uchovávať a používať ako „dôkaz“ pre účely auditov, kontrolnej činnosti zo strany tretích strán, v rámci overovania riadneho plnenia povinností prevádzkovateľa v zmysle legislatívnych požiadaviek, alebo iných požiadaviek (zmluvných, sektorových a pod.).
Ako dotknutá osoba, o ktorej spracúvame osobné údaje, máte v zmysle nariadenia GDPR a zákona o OOÚ práva v súvislosti so spracúvaním osobných údajov, a to právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom, ktoré sú o vás spracúvané, právo na opravu (príp. doplnenie) osobných údajov, právo na vymazanie, alebo obmedzenie spracúvania osobných údajov, právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania, právo na prenosnosť osobných údajov, právo odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov. V prípade, ak sa rozhodnete využiť niektoré zo svojich práv, môžete na to využiť náš formulár žiadosti, ktorý je dostupný na vyžiadanie. V prípade, ak nie ste spokojný s našou odpoveďou, alebo sa domnievate, že sme porušili vaše práva, alebo spracúvame vaše osobné údaje nespravodlivo, nezákonne a pod. máte možnosť podať sťažnosť – návrh na začatie konania dozornému orgánu, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.
